Backup erstellen: So sichern Sie Ihre Daten richtig

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Ein gutes Backup besteht aus mindestens einer Kopie Ihrer wichtigen Daten, die getrennt vom Gerät liegt, regelmäßig und möglichst automatisch entsteht und sich im Ernstfall auch wirklich zurückspielen lässt. Windows, macOS, iPhone und Android bringen dafür eigene Werkzeuge mit, die meist ohne Zusatzkosten auskommen. Entscheidend ist weniger das Programm als die Gewohnheit, es einzurichten und gelegentlich zu prüfen.

Kurz zusammengefasst

Halten Sie sich an die 3-2-1-Regel: drei Kopien, zwei verschiedene Speicherarten, eine Kopie außer Haus. Am PC übernehmen Dateiversionsverlauf oder Time Machine die Arbeit, auf dem Smartphone die Cloud-Sicherung von Apple oder Google. Trennen Sie die externe Festplatte nach jeder Sicherung vom Rechner, damit Erpressersoftware sie nicht mitverschlüsselt. Cloud-Synchronisation ersetzt kein Backup, denn Löschungen und Verschlüsselungen werden mitsynchronisiert. Testen Sie mindestens einmal, ob Sie eine Datei tatsächlich wiederherstellen können.

Wozu brauchen Sie überhaupt ein Backup?

Ein Backup ist Ihre einzige verlässliche Absicherung gegen Datenverlust, egal ob er durch Technik, Diebstahl, Schadsoftware oder einen eigenen Fehler entsteht. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt in seiner Anleitung zur Datensicherung typische Fälle: Die Festplatte fällt von einem Moment auf den anderen aus, das Handy wird aus der Jackentasche gestohlen, Urlaubsfotos werden versehentlich gelöscht, Erpressersoftware verschlüsselt den Rechner. Hinzu kommen Schäden am Gebäude durch Wasser oder Feuer und ein Punkt, an den viele nicht denken: Sperrt ein Cloud-Anbieter Ihr Konto, sind die dort gespeicherten Daten unter Umständen ebenfalls weg.

Trotzdem sichern die meisten Menschen ihre Daten nicht regelmäßig. Laut dem Digitalbarometer 2022 von BSI und Polizeilicher Kriminalprävention erstellten nur 26 Prozent der Befragten regelmäßig Sicherheitskopien. Ein Gerät lässt sich ersetzen, oft zahlt sogar eine Versicherung. Die Fotos von der Geburt der Tochter oder die Steuerunterlagen der letzten Jahre bekommen Sie ohne Kopie nicht zurück.

Was besagt die 3-2-1-Regel?

Die 3-2-1-Regel ist eine einfache Faustformel: Sie halten drei Kopien Ihrer Daten vor, nutzen dafür zwei unterschiedliche Speichermedien und bewahren eine Kopie an einem anderen Ort auf. Die Verbraucherzentrale empfiehlt genau dieses Vorgehen. Das Original auf dem Laptop zählt dabei als erste Kopie.

Im Alltag eines Privathaushalts kann das so aussehen: Die Daten liegen auf dem Rechner, eine automatische Sicherung läuft auf eine externe Festplatte, und eine zweite Kopie landet verschlüsselt in einem Cloud-Speicher oder auf einer weiteren Festplatte, die bei den Eltern oder im Büro liegt. Fällt ein Speicher aus oder brennt die Wohnung, bleibt immer noch eine Kopie übrig.

Die Verbraucherzentrale beschreibt die dritte Kopie als eine Art Master-Backup: Es wird nur für den Sicherungsvorgang angeschlossen und danach wieder getrennt, möglichst nicht im selben Haus aufbewahrt. In Fachartikeln taucht außerdem die Erweiterung 3-2-1-0 auf. Die Null steht dafür, dass eine Sicherung erst dann zählt, wenn sie fehlerfrei geprüft wurde.

Baustein Bedeutung Beispiel für zu Hause
3 Kopien Original plus zwei Sicherungen Laptop, externe Festplatte, Cloud
2 Medien Nicht alles auf demselben Speichertyp Festplatte und Online-Speicher
1 Kopie außer Haus Schutz vor Brand, Wasser, Einbruch Cloud oder Festplatte bei Verwandten
0 Fehler Wiederherstellung wurde getestet Probeweise eine Datei zurückholen

Wie oft sollten Sie sichern?

So oft, dass Ihnen der Verlust seit der letzten Sicherung nicht wehtut. Die Verbraucherzentrale bringt es auf eine praktische Frage: Wie viel Arbeit müssten Sie neu machen, wenn die Daten jetzt verloren gingen? Wer täglich an einer Abschlussarbeit schreibt, sichert unter Umständen mehrmals am Tag. Wer den Rechner nur gelegentlich für Mails und Fotos nutzt, kommt mit einer monatlichen Sicherung aus.

Am zuverlässigsten ist eine automatische Sicherung, die ohne Ihr Zutun läuft. Time Machine auf dem Mac sichert zum Beispiel stündlich, sobald das Laufwerk verbunden ist. Für die Kopie außer Haus genügt oft ein fester Termin, etwa am Monatsanfang. Tragen Sie ihn in den Kalender ein, sonst gerät er schnell in Vergessenheit.

Wie richten Sie ein Backup unter Windows 11 ein?

Windows bringt zwei Werkzeuge mit, die unterschiedliche Aufgaben erfüllen: Die App Windows-Sicherung legt Ordner, Einstellungen und App-Listen in OneDrive ab, der Dateiversionsverlauf sichert Ihre Dateien in mehreren Versionen auf eine externe Festplatte oder einen Netzwerkspeicher.

Windows-Sicherung (Cloud)

Sie öffnen die App, indem Sie im Startmenü nach „Windows-Sicherung“ suchen und die App auswählen. Unter „Ordner“ schalten Sie Desktop, Dokumente, Bilder, Videos und Musik ein. Diese Ordner werden laut Microsoft mit OneDrive synchronisiert. Kostenlos stehen dort 5 GB zur Verfügung, mehr Speicher kostet Geld. Die Funktion arbeitet nur mit privaten Microsoft-Konten. Für einen Umzug auf einen neuen PC ist das praktisch, als alleinige Sicherung aber zu wenig, warum, lesen Sie weiter unten im Abschnitt zur Synchronisation.

Dateiversionsverlauf (externe Festplatte)

  1. Schließen Sie eine externe Festplatte an.
  2. Öffnen Sie die Systemsteuerung und wählen Sie „System und Sicherheit“ und anschließend den Dateiversionsverlauf.
  3. Klicken Sie auf „Aktivieren“. Ist nicht das gewünschte Laufwerk ausgewählt, ändern Sie es über „Laufwerk auswählen“.

Gesichert werden die Bibliotheken wie Dokumente, Bilder, Videos und Musik sowie der Desktop. Weitere Ordner nehmen Sie auf, indem Sie sie per Rechtsklick in eine Bibliothek einschließen. Zum Wiederherstellen klicken Sie im Explorer mit der rechten Maustaste auf den Ordner, wählen „Vorherige Versionen wiederherstellen“ und dann die gewünschte Version. Nutzen Sie dabei „Wiederherstellen in…“, damit die aktuelle Datei nicht überschrieben wird.

Das BSI beschreibt zusätzlich den Weg über „Sichern und Wiederherstellen (Windows 7)“ in der Systemsteuerung. Diese ältere Funktion ist auch in Windows 11 noch vorhanden und eignet sich, wenn Sie selbst festlegen möchten, welche Ordner oder Laufwerke nach welchem Zeitplan gesichert werden. Das Speichermedium sollte größer sein als der Speicher des PCs, wenn Sie alles sichern wollen.

Wie funktioniert Time Machine auf dem Mac?

Time Machine ist in macOS eingebaut und sichert nach der Einrichtung automatisch alles, was auf dem Mac liegt. Ab macOS Ventura gehen Sie so vor: Apple-Menü, Systemeinstellungen, in der Seitenleiste „Allgemein“ und rechts „Time Machine“. Dort klicken Sie auf „Backup-Volume hinzufügen“, wählen das angeschlossene Laufwerk und bestätigen mit „Volume konfigurieren“. Setzen Sie den Haken bei „Backup verschlüsseln“ und notieren Sie das Passwort an einem sicheren Ort, denn ohne dieses Passwort lässt sich später nichts wiederherstellen.

Apple bewahrt stündliche Backups für die letzten 24 Stunden auf, tägliche für den letzten Monat und wöchentliche für alle älteren Monate. Ist das Laufwerk voll, löscht Time Machine die ältesten Stände. Apple empfiehlt eine Kapazität von mindestens dem Doppelten des Mac-Speichers, bei einem Mac mit 1 TB also mindestens 2 TB. Werfen Sie das Laufwerk vor dem Abziehen in den Systemeinstellungen aus. Beim nächsten Anschließen setzt Time Machine den Zeitplan automatisch fort.

Wie sichern Sie iPhone und Android-Smartphone?

Smartphones sichern standardmäßig in die Cloud des Herstellers, eine Sicherung auf den eigenen Computer ist aber ebenfalls möglich und kostet nichts.

iPhone und iPad

Die Cloud-Sicherung schalten Sie unter Einstellungen, Ihr Name, iCloud, „iCloud-Backup“ ein. Das BSI weist darauf hin, dass der kostenlose iCloud-Speicher begrenzt ist und schnell ein kostenpflichtiges Abo nötig werden kann. Alternativ verbinden Sie das iPhone per Kabel mit dem Mac (Finder) oder mit einem Windows-PC (App „Apple Geräte“ aus dem Microsoft Store) und erstellen dort ein Backup. Aktivieren Sie dabei „Lokales Backup verschlüsseln“. Laut Apple enthält nur ein verschlüsseltes Computer-Backup auch Gesundheitsdaten, Aktivitätsdaten und den Schlüsselbund mit gespeicherten Passwörtern.

Wichtig zu wissen: Das iCloud-Backup enthält keine Daten, die ohnehin mit iCloud synchronisiert werden, etwa Kontakte, Kalender oder Fotos bei aktivierten iCloud-Fotos. Diese Daten existieren dann nur in der synchronisierten Form.

Android

Bei vielen Geräten finden Sie die Sicherung unter Einstellungen, Google, „Alle Dienste“ und dann „Sicherung“. Mit „Jetzt sichern“ starten Sie sofort eine Kopie. Je nach Hersteller liegt der Punkt auch unter „System“ oder „Konten und Sicherung“. Google sichert Apps und App-Daten, Anrufliste, Kontakte, Geräteeinstellungen sowie SMS und MMS. Fotos und Videos laufen über Google Fotos. Kostenlos lassen sich laut Google bis zu 15 GB im Google-Konto sichern, für mehr Platz ist ein Google-One-Abo nötig. Wer ohne Cloud sichern möchte, kopiert Fotos und Videos per USB-Kabel auf den Computer. Für ein vollständiges Abbild des Android-Geräts braucht es nach Angaben des BSI in der Regel zusätzliche Software.

Cloud oder externe Festplatte: Was ist besser?

Beides hat Stärken, und die beste Lösung kombiniert sie. Eine externe Festplatte ist schnell, einmalig bezahlt und liegt in Ihrer Hand. Sie schützt aber nicht vor Brand oder Einbruch, wenn sie neben dem Rechner steht. Die Cloud liegt automatisch außer Haus, kostet jedoch meist eine monatliche Gebühr und hängt von Ihrer Internetverbindung und vom Anbieter ab.

Kriterium Externe Festplatte Cloud-Speicher
Kosten Einmalig beim Kauf Meist laufendes Abo, kleine Kontingente gratis
Geschwindigkeit Hoch, unabhängig vom Internet Abhängig vom Upload, erste Sicherung kann lange dauern
Schutz vor Brand und Diebstahl Nur, wenn sie woanders lagert Ja
Schutz vor Ransomware Gut, wenn sie nach dem Backup getrennt wird Abhängig von Versionierung und Papierkorb des Anbieters
Datenschutz Volle Kontrolle, Verschlüsselung selbst einrichten Anbieter prüfen, Serverstandort und Verschlüsselung beachten

Für die Cloud nennt die Verbraucherzentrale drei Prüfpunkte: Reicht der Speicherplatz, ist die Internetverbindung schnell genug und stimmt der Datenschutz? Die Daten sollten verschlüsselt übertragen und gespeichert werden, entweder durch den Anbieter oder durch Sie selbst, etwa mit dem kostenlosen Programm VeraCrypt. Ein Serverstandort in der EU ist aus Datenschutzsicht von Vorteil. Wie Verschlüsselung grundsätzlich funktioniert, erklären wir im Beitrag Was bedeutet Verschlüsselung?

Wichtig

Eine Festplatte, die dauerhaft am Rechner hängt, ist für Erpressersoftware nur ein weiteres Laufwerk. Sowohl das BSI als auch die Verbraucherzentrale raten deshalb, das Sicherungsmedium nur während der Sicherung anzuschließen und danach zu trennen. Schließen Sie es nur an, wenn Sie sicher sind, dass der Rechner nicht infiziert ist.

Warum ist Synchronisation kein Backup?

Synchronisation hält Daten auf mehreren Geräten gleich, sie überträgt also auch Fehler. Löschen Sie in Ihrem OneDrive-, iCloud- oder Dropbox-Ordner versehentlich eine Datei, verschwindet sie auf allen verbundenen Geräten. Verschlüsselt eine Ransomware die Dateien auf Ihrem PC, lädt der Sync-Dienst die verschlüsselten Versionen brav in die Cloud hoch.

Ein echtes Backup hält dagegen ältere Stände fest, auf die Sie zurückgreifen können. Viele Cloud-Dienste haben zwar einen Papierkorb oder eine Versionsgeschichte, doch die ist zeitlich begrenzt. Bei OneDrive werden Dateien im Papierkorb eines privaten Kontos nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Wer einen Verlust erst nach Wochen bemerkt, steht dann ohne Kopie da. Nutzen Sie Sync-Dienste also gern für den Komfort, aber verlassen Sie sich für den Ernstfall auf eine zusätzliche, getrennte Sicherung.

Wie testen Sie, ob Ihr Backup funktioniert?

Holen Sie probeweise eine einzelne Datei aus der Sicherung zurück und öffnen Sie sie. Klappt das, wissen Sie, dass die Sicherung läuft, dass Sie das Passwort kennen und wie die Wiederherstellung geht. Gerade das Passwort für verschlüsselte Backups ist eine typische Falle: Wer es nach zwei Jahren nicht mehr weiß, hat zwar eine Sicherung, kommt aber nicht an die Daten. Legen Sie es in einem Passwort-Manager ab oder bewahren Sie es auf Papier an einem sicheren Ort auf.

Diese kurze Prüfliste hilft, etwa alle drei Monate:

  • Zeigt das Sicherungsprogramm ein aktuelles Datum für die letzte erfolgreiche Sicherung an?
  • Lässt sich eine Datei aus einem älteren Stand wiederherstellen und öffnen?
  • Sind neue wichtige Ordner, etwa ein neuer Fotoordner, in der Auswahl enthalten?
  • Ist noch genug Platz auf dem Sicherungsmedium?
  • Liegt die Kopie außer Haus auf einem aktuellen Stand?
  • Kennen Sie das Passwort für verschlüsselte Sicherungen?

Auf dem Smartphone prüfen Sie in den Sicherungseinstellungen, wann die letzte Sicherung lief. Spätestens beim Gerätewechsel zeigt sich, ob alles ankommt. Vor einem Verkauf sollten Sie zudem sicher sein, dass die Sicherung vollständig ist, bevor Sie das alte Gerät zurücksetzen. Wie das geht, steht in unserem Ratgeber Handy-Daten vor dem Verkauf löschen.

Was tun, wenn die Daten schon weg sind?

Bewahren Sie Ruhe und schreiben Sie möglichst nichts mehr auf den betroffenen Speicher, bis Sie wissen, wie Sie vorgehen. Je nach Ursache gibt es verschiedene Wege:

  • Versehentlich gelöscht: Schauen Sie zuerst in den Papierkorb des Rechners und, falls die Datei in einem Cloud-Ordner lag, in den Papierkorb des Cloud-Dienstes. Unter Windows lohnt sich ein Blick in „Vorherige Versionen“ des Ordners.
  • Ransomware: Trennen Sie das Gerät vom Netz, schließen Sie keine Sicherungsfestplatte an und spielen Sie ein Backup erst ein, wenn der Rechner neu aufgesetzt ist. Mehr dazu im Beitrag Was ist Ransomware?
  • Defekte Festplatte: Probieren Sie keine Reparaturprogramme auf gut Glück aus. Wenn es kein Backup gibt und die Daten wichtig sind, kann ein professioneller Datenretter helfen. Das ist teuer und nicht immer erfolgreich.
  • Smartphone verloren oder gestohlen: Sperren Sie das Gerät über die Ortungsfunktion von Apple oder Google und melden Sie sich auf einem neuen Gerät mit Ihrem Konto an, um die Cloud-Sicherung zurückzuspielen.

Häufige Fragen

Reicht ein USB-Stick als Backup?

Für einzelne Dokumente kann ein USB-Stick als zusätzliche Kopie dienen. Für regelmäßige Sicherungen größerer Datenmengen ist eine externe Festplatte oder SSD besser geeignet, weil sie mehr Platz bietet und Programme wie Time Machine oder der Dateiversionsverlauf sie direkt nutzen können.

Muss ich mein Backup verschlüsseln?

Es ist dringend zu empfehlen, vor allem bei Festplatten, die außer Haus lagern, und bei Cloud-Speichern. Time Machine und die iPhone-Sicherung am Computer bieten die Verschlüsselung direkt an. Sie müssen sich dann aber das Passwort gut merken, denn ohne es ist die Sicherung wertlos.

Was ist der Unterschied zwischen Backup und Archiv?

Ein Backup ist eine Kopie von Daten, die Sie weiterhin auf dem Gerät haben. Ein Archiv enthält Daten, die Sie vom Gerät entfernt haben und nur noch selten brauchen. Liegt eine Datei ausschließlich im Archiv, ist sie nicht gesichert, solange es von diesem Archiv keine zweite Kopie gibt.

Sind meine WhatsApp-Chats in der Handy-Sicherung enthalten?

WhatsApp nutzt eine eigene Chat-Sicherung, die Sie in der App unter Einstellungen und Chats einrichten. Sie landet bei Android in Google Drive und beim iPhone in iCloud. Wie Sie diese Sicherung zusätzlich verschlüsseln, erklären wir im Beitrag zu den WhatsApp-Datenschutz-Einstellungen.

Wie lange hält eine externe Festplatte?

Eine feste Lebensdauer gibt es nicht, auch neue Laufwerke können ausfallen. Genau deshalb sieht die 3-2-1-Regel zwei unterschiedliche Medien vor. Prüfen Sie Ihre Sicherungen regelmäßig und tauschen Sie ein Laufwerk aus, wenn es Fehler meldet oder ungewöhnliche Geräusche macht.

Quellen

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